Twarzą w twarz, ekran w ekran – zdalna rozmowa o pracę

Twarzą w twarz, ekran w ekran – zdalna rozmowa o pracę

Bieżący rok sprawił, że proces rekrutacyjny zmienił się w stosunku do jego wcześniejszych odsłon. Wiele firm stanęło przed koniecznością przeniesienia swojej pracy w dużej mierze do sieci, a rozmowy kwalifikacyjne na odległość stały się codziennością. Na szczęście narzędzia online pozwalają, aby rekrutacja była zdalna, a rozmowa odbyła się poprzez video czy telefon.  Jak zatem znaleźć dziś dobrego handlowca? Lub np. doprecyzowując jak znaleźć dobrego flotowca? Te i inne pytania każdego dnia przewijają się w głowach osób rekrutujących dziś zdalnie.

Czemu warto prowadzić zdalne rozmowy o pracę?

Przede wszystkim, aby nie ograniczać rozwoju firmy. Jeśli nasza firma ma określone cele, których realizacja zależna jest od rozwoju zespołu, nie zawsze dobrym rozwiązaniem będzie czekać, aż zmienią się zewnętrzne warunki. Główną zaletą rozmów kwalifikacyjnych prowadzonych zdalnie jest ograniczenie kosztów związanych z koniecznością organizowania specjalnego miejsca do przeprowadzenia rozmowy.

Jak przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej online?

Przygotowania do przeprowadzenia rekrutacji online nie różnią się znacznie od dobrze nam znanej formy rozmów rekrutacyjnych, do której przywykliśmy. Cel zawsze jest ten sam. Organizacja rozmów o pracę ma przede wszystkim na celu weryfikację formalnych kwalifikacji, a także innych predyspozycji kandydatów na określone stanowisko pracy. Najczęściej wykorzystuje się do tego:

• specjalne dokumenty i bazy udostępniane online (np. testy umieszczone na platformach),
• połączenia głosowe (np. telefon),
• połączenia video (videokonferencje) – korzystając z możliwości, jakie dają popularne platformy, jak na przykład Microsoft Teams, Meet od serwisu Google czy popularny Zoom.

Niezależnie, którą opcję przeprowadzenia rozmowy na odległość wybierzemy, każda z nich wymaga od rekruterów odpowiedniego przygotowania. Jest to szczególnie ważne w przypadku wideokonferencji.

Zatem warto zawczasu:

1.    Sprawdzić sprzęt

Komputer, mikrofon, słuchawki, kamera internetowa – nawet jeśli dotychczas działały bez zarzutu to warto sprawdzić je przed spotkaniem, aby zminimalizować ryzyko problemów technicznych w trakcie rozmowy.

Jak?

Najprostszym sposobem jest uruchomienie systemu do wideokonferencji i przeprowadzenie próby połączenia. To pozwoli na weryfikację poprawności linku do spotkania, a także jakości obrazu i dźwięku. Obraz widzimy i bez trudu możemy go ocenić, ale co z dźwiękiem. Wiele platform do wideorozmów, na przykład ZOOM czy też Skype, posiada możliwość przeprowadzenia testów mikrofonu. System pozwala sprawdzić zarówno czy jesteś w stanie usłyszeć przekazywane dźwięki (test głośników) oraz jakość Twojego przekazu słownego (test mikrofonu).

Załóżmy, że Twój sprzęt działa nienagannie, ale w tle słychać dźwięki, które nie powinny towarzyszyć rozmowie rekrutacyjnej (dyskusja w sąsiednim pokoju bądź remont za ścianą). Na to również można znaleźć rozwiązanie. Aplikacja Krisp wykrywa dźwięki z naszego tła i usuwa je na bieżąco. Dzięki temu, jedynym co dociera do uszu Twojego kandydata są Twoje pytania i właśnie tak powinno być.

2.    Przetestować połączenie przez platformę do wideokonferencji

Jeśli rozmowa ma się odbyć właśnie za pośrednictwem konferencji video to dobrą praktyką jest sprawdzenie działania platformy do spotkań online na 30 minut przed planowaną rozmową. W sytuacji, gdy system nie działa poprawnie, jest szansa na poinformowanie kandydata o zmianie miejsca spotkania i przesłanie odpowiedniego linku. Aby dopiąć całość na ostatni guzik, warto owy link przesłać na inną, swoją skrzynkę mailową i sprawdzić czy działa on prawidłowo również u odbiorcy.

Dobrym uzupełnieniem będzie także zapewnienie stałego łącza internetowego poprzez połączenie komputera kablem z routerem, a nie wyłączne poleganie na Wi-Fi.

3.    Zadbać o odpowiednie tło

Rozmowa kwalifikacyjna online to wciąż ROZMOWA KWALIFIKACYJNA. Prowadząc takie spotkanie dobrze jest pamiętać, aby zachować profesjonalizm. Najlepiej zaplanować rozmowę w miejscu, gdzie tło będzie neutralne. Jednolita ściana bądź profesjonalne tło fotograficzne to doskonałe rozwiązanie.

Ujednolicenie tła jest też możliwe, dzięki aplikacjom do prowadzenie wideokonferencji. Dla przykładu platformy Microsoft Teams, Zoom i Skype dają możliwość zmiany tła poprzez jego rozmycie bądź ustawienia dowolnego zdjęcia, które będzie stanowiło tło. Należy jednak pamiętać, że aby możliwym było ustawienie wybranego przez nas obrazu, konieczne jest posiadanie tak zwanego green screen.

Jednak warunki domowe potrafią być różne, a towarzystwo pozostałych domowników nieprzewidywalne. Wtedy oprócz w miarę jednolitej ściany w tle, polecamy odrobine dystansu i  dyplomatyczne wyjście z sytuacji, że praca na home office jest, jak pudełko czekoladek – nigdy nie wiesz, co ci się trafi.

4.    Przygotować profesjonalny wygląd

Prowadząc rozmowę zdalnie nie należy jednak zapominać, że wciąż stanowimy wizytówkę firmy. Powaga sytuacji wymaga tego, aby dopracować każdy szczegół wizerunku. Odpowiedni ubiór, zadbane włosy i nienaganna prezencja to absolutna podstawa.

Jak efektywnie prowadzić rozmowę rekrutacyjną?

W skład każdej rozmowy rekrutacyjnej wchodzą pewne elementy:

1. wstęp – część poświęcona przedstawieniu się wszystkich uczestników rozmowy, jeżeli jest ich więcej niż kandydat i osoba prowadząca rekrutacje
2. omówienie profilu działalności firmy – ważne jest zaprezentowanie swojej firmy, przedstawienie jej celów oraz misji
3. zaprezentowanie obowiązków na stanowisku – cześć poświęcona na omówienie wykonywanych obowiązków na danym stanowisku
4. sesja pytań dotyczących kandydata – część, w której zadajemy konkretne pytania dotyczące:
   1. osiąganych wyników sprzedażowych oraz realizacji celów,
   2. metod pracy, czyli technik sprzedaży, sposobów na pozyskiwanie klientów,
   3. podejścia kandydatów do wykonywanych obowiązków, na przykład co ich zdaniem jest ważne w prac
   4. przyczyn poszukiwania i chęci zmiany pracy
   5. oczekiwanych zarobków – to pozwala określić poziom ambicji kandydata
   6. pomysłów na realizację swoich nowych obowiązków – sprawdzamy styl pracy i sposób myślenia
   7. oczekiwań wobec nowego miejsca pracy
5. omówienie wyników testów bądź ankiet – w przypadku, gdy rozmowę rekrutacyjną poprzedziły badania przy użyciu narzędzi, to rozmowa powinna nie tylko zweryfikować wiarygodność wyników, ale także należy omówić z nim rezultaty wypełnionych kwestionariuszy – warto to zrobić na tym etapie
6. sesja pytań kandydata do reprezentanta firmy – nie należy zapominać o tym, że sam aplikant również może mieć wątpliwości, które chciałby rozwiać poprzez możliwość dopytania. Pozyskiwanie nowego pracownika jest procesem obustronnym, znaczy to, że zarówno pracodawca musi wykazywać chęć zatrudnienia konkretnej osoby, jak i ona musi chcieć tę pracę przyjąć. Warto już na tym etapie zadbać o pozytywny employee experience i dać szansę, osobie z którą rozmawiamy, na zaprezentowanie swoich obaw i zadanie szeregu pytań – bez popędzania i okazywania zniecierpliwienia. Być może ta osoba nie zasili szeregów firmy, ale opinia o pracodawcy pójdzie w świat, a to wiele znaczy wobec kolejnych rekrutacji
7. zakończenie rozmowy – to czas na omówienie wyników rozmowy oraz wytłumaczenie kandydatowi ich następstw. Jest to również chwila na ewentualne pytania kandydata, podsumowanie, ustalenie czasu i formy kontaktu, oraz pożegnanie
8. udzielenie kandydatowi informacji zwrotnej (feedback) – ostatni krok procesu rekrutacji to poinformowanie o chęci współpracy bądź odrzuceniu kandydatury. W przypadku negatywnego wyniku rekrutacji, dobrze jest wyjaśnić, co wpłynęło na taką decyzję, zaznaczając przy tym również, jakie były mocne strony osoby, która aplikowała na wskazane stanowisko. Ten etap niekoniecznie musi nastąpić w trakcie trwania samej rozmowy. Zrozumiałym jest, że pewne kandydatury wymagają głębszych refleksji, co wiąże się z otwartą dyskusją z zespołem, a takowej nie należy prowadzić w obecności kandydata

O co pytać kandydata na rozmowie kwalifikacyjnej? – przykłady pytań stosowne do stanowiska

Niezwykle ważna jest spójność całego procesu rekrutacyjnego. To znaczy, że również pytania powinny być odpowiednio dobrane do oczekiwań na dane stanowisko.

Dla przykładu, jeśli rekrutacja dotyczy osoby na stanowisko handlowca, warto zadać pytanie, które zdradzi poziom orientacji na klienta:

„Proszę opowiedzieć o sytuacji, w której musiał Pan/Pani skonfrontować się z roszczeniowym klientem. Jak wyglądało Pana/Pani zachowanie? W jaki sposób udało się rozwiązać problem?”

Warto też zadać inne pytanie, które zobrazuje to, jak dany kandydat zareagował na sytuacje dynamiczne:

„Proszę opowiedzieć o sytuacji, która wymagała szybkiej reakcji na nagłe zmiany, które nie były zależne od Pana/Pani. Jak Pan/Pani poradził/poradziła sobie w tej sytuacji?”

Częstym zabiegiem rekrutacyjnym jest również zapytanie o zdarzenie, które w przeszłości wymusiło szybkie przeorganizowanie przebiegu pracy. To pozwoli określić, w jaki sposób kandydat reaguje na pracę pod presją czasu:

„Proszę opisać sytuację, w której musiał/musiała Pan/Pani podjąć działania w kilku równorzędnych zadaniach. Jakie to były wyzwania, i jakie rezultaty przyniosła Pana/Pani praca?”

Każde z pytań powinno pozwolić na lepsze poznanie profilu kandydata, jego wiedzy, doświadczenia, przygotowanie do obejmowanego stanowiska i cech charakteru. Zatem ważne jest, aby zadać mniej pytań, ale tak dobranych, aby trafiały w sedno sprawy. Zdajemy sobie sprawę, że to nie jest łatwe, dla osób, które nie zajmują się rekrutacją na co dzień i właśnie dlatego przygotowujemy przewodnik po najtrafniejszych pytaniach wraz z przykładowymi interpretacjami odpowiedzi.

Ile powinna trwać rozmowa rekrutacyjna?

W zależności od stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja, czas potrzebny na zebranie wszystkich wiadomości może wynosić od 30 do nawet 90 minut. Jednak prawidłowo przygotowana i przemyślana rozmowa nie powinna zająć więcej niż około 1 godziny [1].

Jak sprawdzić czy kandydat kłamie? – zadawanie pytań pogłębiających

Jak sprawdzić czy kandydat kłamie w trakcie rozmowy rekrutacyjnej? Niemal każdy rekruter, przynajmniej raz w swojej pracy, zadał sobie takie pytanie. Weryfikacja kandydatów ma na celu poznanie prawdziwego oblicza danego aplikanta i posiadanych przez niego kompetencji. Nie znaczy to, że trzeba z góry założyć, że każdy jest kłamcą. Przecież ludzie miewają tendencje do przedstawiania się w lepszym świetle, aby móc dobrze wypaść w oczach rozmówcy.

Ważne jest zatem, aby mieć pewność, że słowa wypowiedziane przez potencjonalnego pracownika są zgodne z prawdą. Dlatego, jeśli coś wydaje się nieklarowne, warto zadawać pytania pogłębiające temat: „co Pan/i wtedy zrobił?”, „jak udało się Panu/i to osiągnąć?”, „Jak zareagował na to klient?”, dzięki którym będzie można wyłapać brak spójność w wypowiedziach. Tą metodą, jesteśmy w stanie wyłapać moment, w którym rozmówca mija się z prawdą.

Należy pamiętać, że nie istnieje kandydat idealny. Aby znaleźć odpowiednią osobę, warto sporządzić profil stanowiskowy dla poszukiwanego pracownika, wyróżniając kilka cech kluczowych i cechy dodatkowe. Jako MotivaHR, każdy proces rekrutacyjny wspieramy o takie narzędzia i z pewnością uchylimy rąbka tajemnicy w kolejnym artykule. Natomiast teraz można pokusić się o wprowadzenie klasycznego podziału na kompetencje:

• twarde – to takie, których można się nauczyć od zera, na przykład: programowanie, znajomość języka obcego,
• miękkie – to takie, które cechują psychiczno-społeczne podejście kandydata, na przykład: punktualność, łatwość nawiązywania kontaktu, szybka nauka.

Po takim przygotowaniu decyzja wydaje się prosta – wystarczy wybrać osobę, która będzie posiadała najwięcej pożądanych cech.

[1] https://interviewme.pl/blog/rozmowa-kwalifikacyjna-5-niepokojacych-oznak